Beheersmaatregelen
Programma 1
Beheersen risico inzake Digitale Agenda 2020
Onder regie van de Digicommissaris maken overheidsorganisaties plannen over de voortgang en (door)ontwikkeling van een veilige en betrouwbare digitale overheid. Deze plannen worden vastgelegd in de nationale Digitale Agenda 2020-2024 (DA2020-2024), die jaarlijks wordt herijkt. Naast commitment van alle overheden is de rijksfinanciering een blijvend punt van aandacht. De landelijke planning binnen de Digitale Agenda is niet altijd helder, en bovendien stelt het rijk niet voor alle activiteiten middelen beschikbaar. Het risico is aanwezig dat de gemeente hierdoor voor een voldongen feit wordt geplaatst, en zelf voor de financiering zorg dient te dragen.
Beheersmaatregel:
- De implementatie van onderdelen van e Digitale Agenda 2020-2024 laten wij gelijk oplopen met de overige ontwikkelingen van onze informatisering en automatisering. Op het moment dat dit voor de inrichting van onze processen noodzakelijk is, sluiten wij ook de relevante onderdelen van de Digitale Agenda 2020-2024 aan. Op deze manier trachten wij kostenefficiënt te werk te gaan.
Programma 2
Beheersen risico planologische procedures
Risico's voor dit programma liggen in het meewerken aan planologische procedures en het aangaan van overeenkomsten met ontwikkelaars. Er kan planschade ontstaan, een ontwikkelaar kan failliet gaan en er kunnen geschillen ontstaan over de uitvoering van werkzaamheden.
Beheersmaatregel:
- De risico's worden beheerst door sluitende afspraken te maken in planschade overeenkomsten en anterieure overeenkomsten met ontwikkelaars. Ook worden garanties in de overeenkomsten opgenomen.
- We zetten in op wijziging van het bestemmingsplan. Hiermee wordt bedoeld dat bij planologische procedures actief zal worden meegewerkt en meedenken met initiatiefnemers en belanghebbenden. Hierdoor beperken we het risico op juridische procedures
Programma 3
Beheersen risico inzake inkomensvoorziening
De cliënten met een beperking vinden lastiger een baan en stromen daardoor niet snel uit de uitkering of zij hebben voor hun hele werkzame leven een aanvullende uitkering nodig. Er komt een groep die alleen middels een loonkostensubsidie voor onbepaalde tijd een baan zal vinden. We gaan hierdoor meer uitkeringen verstrekken en langduriger.
Beheersmaatregel:
- Budgetbewaking en monitoren van de financiële cijfers per kwartaal.
- Maandelijks overleg met team werk en inkomen over de opbouw huidig cliëntenbestand, kenmerken instroom en mogelijke knelpunten in de doorgeleiding naar werk.
- Strakkere controle op cliëntniveau op de meewerkingsplicht en zo nodig handhaving inzetten.
Beheersen risico inzake jeugdhulp
Na een grondige analyse is de begroting voor 2019 bijgesteld, en zijn de structurele effecten opgenomen vanuit de begroting 2020 voor het jaar 2021 ingesteld als plafond.
Daarnaast wordt sinds 2018 met een nieuwe inkoopstrategie rondom specialistische jeugdhulp gewerkt. Deze nieuwe bekostigingssystematiek en de daaraan gekoppelde administratie zorgen vooralsnog voor een hoge mate van onzekerheid, zowel aan de kant van de gemeenten als aan de kant van de gecontracteerde aanbieders. Daarom wordt gezamenlijk gewerkt aan een nadere analyse en de bijbehorende oplossingen.
Beheersmaatregel:
- Met aanbieders en verwijzers wordt op (boven)regionaal besproken welke ingrijpende maatregelen nodig zijn om voor 2021 de budgetten specialistische jeugdhulp goed te beheersen. Zo wordt er voor 2021 wederom gedacht aan normbudgetten.
- Voor de tekorten op jeugd, zijn regionaal de handen ineengeslagen om landelijk te lobbyen voor extra middelen.
Beheersen risico inzake Participatie
De doelgroep met een beperking zal lastiger een geschikte baan vinden. Op de werkplek zal langdurig begeleiding plaats moeten vinden om de baan ook te behouden.
Beheersmaatregel:
- Budgetbewaking en monitoren van financiële cijfers per kwartaal.
- Duidelijke en transparante afspraken met externe partners die voor ons een deel van de instrumenten uitvoert.
- Periodiek overleg met externe partners waar de behaalde resultaten worden getoetst aan de afspraken.
- Cliëntbestand is helder in beeld en welke kwaliteiten cliënten bezitten. Op deze wijze zal een vacature die is opgesteld sneller ingevuld kunnen worden.
Beheersen risico inzake verstrekkingen WMO
De kosten voor de verstrekkingen Wmo zijn afhankelijk van de vraag en hebben een open einde. De vraag en kosten van toegekende voorzieningen fluctueren. Veranderingen in de zorg, de vergrijzing en het scheiden van wonen en zorg leiden mogelijk tot extra druk op de budgetten voor het sociaal domein.
Beheersmaatregel:
- We bewaken het budget en monitoren de uitgaven aan ondersteuning door gecontracteerde aanbieders. Hierover wordt naar het bestuur gerapporteerd.
Programma 4
Beheersen risico inzake kunstgrasvelden
De kunstgrasvelden van de voetbalvereniging OFC zijn aangelegd in 2009 en worden beheerd door SST (Stichting Sportcomplexen Twiskeweg). Op basis van keuringsrapporten uit 2008 is gekozen voor een afschrijvingstermijn van 15 jaar. Door het intensieve gebruik van de velden bestaat het risico op de vervanging van de velden, eerder dan de geplande 15 jaar. Hierdoor moeten de huidige velden versneld worden afgeschreven, en ontstaat een financieel risico.
Beheersmaatregel:
- We bewaken de status van de velden, en laten jaarlijks keuringsrapporten opstellen waarin de status van het veld wordt beschreven. Begin juli 2020 hebben we aan SST laten weten dat de financiële positie van de gemeente een vervanging pas in 2023 toestaan, waarbij het C-veld niet voor rekening van de gemeente komt.
Beheersen risico inzake leerlingenvervoer
De kosten van leerlingenvervoer worden gefinancierd op basis van een open einderegeling. Het aantal kinderen dat gebruik maakt van de regeling is onvoorspelbaar en varieert per schoolperiode.
Beheersmaatregel:
- Het leerlingenvervoer wordt gemonitord. Elk kwartaal wordt een rapportage geleverd, waardoor het verbruik inzichtelijk is.
- Gericht communiceren met basisscholen, speciaal onderwijs en medisch kinderdagcentrum over het aanvraagproces leerlingenvervoer bij de gemeente en de voorwaarden om in aanmerking te komen.
Programma 5
Beheersen risico inzake gladheidbestrijding
De winters zijn de laatste jaren zacht, waardoor er relatief weinig gestrooid wordt. Het reguliere budget is hier op aangepast. Bij een strenge en langdurige winter kunnen de kosten echter oplopen tot € 80.000,-.
Beheersmaatregel:
- Jaarlijks nagegaan of het budget verhoogd moet worden door stijgingen in loonkosten en/of een hogere zoutprijs.
- Stimuleren van ondernemers op bedrijventerreinen om zelf te strooien; goed werkgeverschap en inzet op veiligheid.
Beheersen risico Riolering
Ondanks een recent vastgesteld Gemeentelijk Rioleringsplan 2019-2025 ontstaat het risico dat het rioleringsstelsel vraagt om versnelde herstellingswerkzaamheden. In eerste instantie komen deze kosten voor rekening van de voorziening riool.
Beheersmaatregel:
- Jaarlijkse inspecties van het rioleringsstelsel
- Regulier onderhoud aan het riool correct en regelmatig uitvoeren
Beheersen risico AVANT project
Tijdens de realisatie van het AVANT project kunnen exogene projectrisico’s waar geen van de partijen grip op (kunnen)hebben zich voordoen. Deze kunnen zich voordoen op het gebied van:
a. door nieuwe of gewijzigde wetgeving of nieuwe of gewijzigde verordeningen leidt dit tot aanpassingen in het project met als gevolg een duurdere uitvoering
b. onherroepelijk beslissingen van overheid of rechterlijke instantie (bezwaarprocedure) worden geschorst of vernietigd
c. Faillissement marktpartijen
d. extreme weersomstandigheden en maatschappelijke crisissituaties (Corona) waardoor uitvoering project ernstig wordt belemmerd.
Er zijn verschillende opties onderzocht om tot een redelijke verdeling te komen waarbij de VRA (Vervoer Regio Amsterdam) als grootste betaler in alle gevallen naar rato van de initiële investering bijdraagt (65%):
Naar verhouding van de waarde van de assets die door partijen verkregen worden na oplevering van het project wordt de resterende 35% verdeeld (VRA 65%, Zaanstad 20%, Provincie 11% en Oostzaan 4%)
Beheersmaatregel:
- Maandelijkse overlegstructuur op diverse bouw-fronten, om eventueel risico snel te signaleren en de financiele impact zo klein mogelijk te houden.
Programma 6
Beheersen risico inzake juridische procedure
Er lopen een aantal juridische procedures. Hier kan een mogelijk financieel effect door ontstaan. Op dit moment dat dit het geval is zullen wij de gemeenteraad inlichten en betrekken bij de besluitvorming.
Beheersmaatregel:
- We doen onderzoek naar oplossing voor problemen met aangegane verplichtingen
Beheersen risico inzake algemene uitkering
Bij de Algemene Uitkering uit het Gemeentefonds wordt de “samen trap op/samen trap af” systematiek gehanteerd. Als de rijksuitgaven dalen, daalt de Algemene Uitkering voor de gemeente mee en vice versa. Uit ervaring blijkt dat dit zowel negatieve als positieve effecten kan hebben voor de gemeente.
Beheersmaatregel:
- Gedurende het begrotingsjaar worden aanpassingen in de algemene uitkering verwerkt in de planning en control documenten. Risico’s op grote mutaties worden door het jaar heen gevolgd. Uitgangspunt bij de begroting 2021 is de meicirculaire2020.
Beheersen risico inzake gemeentegaranties
Het huidige beleid van de gemeente is om geen garanties op geldleningen meer te verstrekken, tenzij er zwaarwegende belangen zijn waarbij het verstrekken van een garantie toch gewenst is. Oostzaan staat nog (gedeeltelijk) garant voor in het verleden verstrekte leningen van derden. Oostzaan staat garant voor leningen van sportverenigingen, verenigingsgebouwen en woningstichtingen. Hoewel we hier in het verleden nog nooit een nadeel door hebben ervaren, bestaat er een risico dat een partij niet aan zijn verplichtingen kan voldoen, en de gemeente op de garantstelling wordt aangesproken. De gemeente Oostzaan heeft per ultimo 2018 een saldo van € 16.908.115,- uitstaan aan afgegeven gemeentegaranties.
Beheersmaatregel:
- Wij monitoren jaarlijks de gemeentegaranties om inzicht te houden op de hoogte van garanties en eventuele mutaties.